Martin Bosma

Samenwerking

Enkele tips voor een goede samenwerking:

• Stel je team zorgvuldig samen. Neem er de tijd voor.
• Maak een duidelijk overzicht van de afgesproken werkwijze binnen het project. Toon voorbeeldgedrag!
• Zorg voor betrokkenheid en acceptatie bij alle teamleden. Laat iedereen meedenken en neem ieders bijdrage serieus!
• Zorg voor effectief overleg. Zelden is afstemmen de reden voor overleg (dat kan beter in een een-op-eengesprek). Een overleg is wel een goede graadmeter van teamgeest, betrokkenheid en prioriteitsstelling. Daarbij is overleggen niet altijd gelijk aan besluiten nemen!
• Gebruik e-mail waarvoor dit medium bedoeld is: e-mail dient niet ter vervanging van mondelingelpersoonlijke communicatie, maar is een middel ter ondersteuning daarvan.
• Vraag je teamleden om feedback over jouw functioneren. Stel je open voor kritiek.
• Zorg ervoor dat de teamleden zich ook .verantwoordelijk voelen.
• Geef ze hun eigen stuk werk.
• Vier successen!

-- Martin Bosma

Kasten- batenanalyse de OEEI-methodologie

Deze methodiek om een kosten-batenanalyse heb ik toegepast voor het bepalen van de impact voor het keizen van een ICT oplossing. Dit er ondersteuning van de beslissing om wel of niet over te gaan naar het nieuwe systeem. 

OEEI-methodologie

De OEEI-methodologie vormt in Nederland de leidraad voor de uitvoering van kostenbatenanalyses. De OEEI-methodologie is in beginsel bedoeld voor infrastructurele
projecten. In het verleden heeft ECORYS-NEI aan de hand van deze methodiek ook
diverse kosten-batenanalyses uitgevoerd voor ICT-projecten met een nationale impact,
waarbij is gebleken dat deze methodiek uitstekend geschikt is voor dergelijke kostenbatenanalyses.Conform de OEEI-leidraad worden voor het in kaart brengen van de kosten en de baten van eeb ICT-project de volgende stappen ondernomen:

1. Definiëring projectalternatief: hierbij wordt aangegeven hoe de voorgenomen
   ontwikkelingen er uit zullen zien als het project worden uitgevoerd.
2. Definiëring nulalternatief: dit is de vaststelling van de ontwikkelingen wanneer het
   project niet worden uitgevoerd.
3. Bepaling van de kosten en de baten: een maatschappelijke kosten-batenanalyse
   (KBA) geeft zicht op alle relevante effecten van een project op de maatschappelijke aspecten.

In een kosten-batenanalyse conform de OEEI-richtlijnen worden primair drie soorten
baten beschouwd:

• Directe effecten: de voor- en nadelen van het projectalternatief ten opzichte van het
  nulalternatief voor de beheerders en de gebruikers.
• Indirecte effecten: de effecten die voortvloeien uit de directe effecten van het project,
  preciezer gesteld: de doorwerking van directe effecten via transacties en anderszins
  naar andere actoren in de economie. Dit zijn de leveranciers en de eindgebruikers.
• Externe effecten: dit betreft de effecten die moeilijk in geld uit te drukken zijn omdat
  markten – en dus prijzen – ontbreken. Bij veel projecten gaat het hier om gevolgen
  van een project voor het milieu, natuur en veiligheid. Voor ICT projecten niet in prijzen en geld uit te drukken effecten, zoals bijvoorbeeld de gevolgen van de dienstverlening voor externe partijen.

-- Martin Bosma

Management of Risk (M-o-RW)

Management of Risk (M-o-R)
Management of Risk (M-o-R) is de derde loot aan de Office of Government Commerce-(OGC)-stam. Deze methode beschrijft uitgebreid het risicomanagementproces, het voorkomen van risico's op vier niveaus
(strategisch niveau, programmaniveau, projectniveau en operationeel niveau) en geeft uiteenlopende technieken om met risico's om te gaan, zoals workshops, oorzaak-en-gevolgdiagrammen, waarschijnlijkheidsbomen, Monte Carlosimulatie, enzovoort.
M-o-R is een waardevolle aanvulling op MSP en PRINCE2. In de eerste plaats zijn het principe en de component risk management in deze methoden eenvoudig uitgewerkt, terwijl in M-o-R een uitgebreid
proces is beschreven. Bovendien worden in M-o-R de risico's op strategisch niveau benoemd. Hoewel M-o-R dit niet expliciet doet, kunnen risico's op dit niveau ook worden opgevat als kansen; ze vormen
daarbij de onmisbare input voor het scenariomanagementproces. En vooral met risico's op strategisch niveau moet professioneel omgegaan worden, vanwege de verstrekkende gevolgen hiervan. Tenslotte legt M-o-R sterk de nadruk op het feit dat organisaties kunnen leren van de risico's op elk niveau (continue verbetering).

De methode is beschreven in het handboek Management of Risk: Guidance for Practitioners van het Office of Government Commerce (OGC).
Bron: projectmanagement kalender 2007

-- Martin Bosma

Risicomanagement

Risicomanagement
Het managen van risico's is meer dan het eenmalig inventariseren ervan. Bij risicomanagement gaat het er juist om maatregelen integraal in het plan op te nemen. Risico's worden periodiek geïnventariseerd
en geanalyseerd, de noodzakelijke tegenmaatregelen worden gepland en gedurende het project gevolgd.

Aan het begin van het project moet voor het complete bereik van het project een eigenaar worden gevonden voor de risico-inventarisatie. De leveranciers bijvoorbeeld zijn verantwoordelijk voor het managen van risico's die te maken hebben met de levering van hun producten en diensten. Dat doen ze gedurende het gehele project. Aan een geinventariseerd risico dient altijd een eigenaar gekoppeld te zijn die eindverantwoordelijk is voor het risico en de afhandeling daarvan.
Bron: projectmanagement kalender 2007.

-- Martin Bosma

In kaart brengen stakeholders

Projecten spelen zich vaak af in complexe omgevingen met veel verschillende partijen, elk met eigen belangen en een eigen invalshoek. Er is een heel netwerk, zowel formeel als informeel, van mensen die bij een project betrokken zijn: Als zij niet meer meewerken, kan het project nog zo goed gepland zijn en het team nog zo enthousiast, toch zit de projectmanager in de problemen. Het managen van de omgeving is een belangrijke taak van de projectmanager. Breng aan het begin de belanghebbenden in kaart. Denk aan raad van bestuur, operationeel managers, klanten, publiek, pers en media, vakbonden, overheid en regelgevende instanties, projectteamleden, stafafdelingen, medewerkers, enzovoort. Deel de belanghebbenden in groepen in en bepaal hun interessegebieden. Breng vervolgens hun belangen en invloed in kaart. Op deze manier kun je vaststellen hoe je ze tijdens het project het best kunt sturen. Deze verzamelde informatie wordt wel een stakeholdermap genoemd, en vormt input voor het communicatieplan.

-- Martin Bosma

Het succes achter Timeboxing

Timeboxing is succesvol doordat de aandacht gelegd wordt op een gebied met een klein reikwijdte. Door je te richten op een beperkt aantal producten, motiveer je het projectteam om dat deel ook echt op te leveren met een goede kwaliteit. Andere belangrijke succesfactoren zijn een goede taakverdeling en strakke voortgangsbewaking. Door elke ochtend even stil te staan bij de timebox waar het team mee bezig is, blijft iedereen zich bewust van de speerpunten.
Voor het slagen van timeboxing zijn een paar cultuuraspecten belangrijk: afspraak is afspraak, sterke betrokkenheid om het resultaat te behalen, teambelang boven eigen belang en het uitgangspunt dat feedback verrijking is. Een open cultuur draagt daar in belangrijke mate aan bij. Versnelling kan bereikt worden als mensen eerder halfproducten met elkaar durven te delen, waardoor teamleden tips kunnen geven die bijdragen aan het sneller bereiken van het gewenste resultaat.

-- Martin Bosma

Conform Specifications, Fitness for Use en Fitness For Purpose

In veel projecten komen de termen conform Specifications, Fitness for Use en Fitness For Purpose terug. Oorsponkelijk zijn de termen gebruikt voor het aangeven van verschillende typen opdrachtsituaties. Ook wordt het gebruikt om invulling te geven aan het acceptatieproces van de gebruiker.

Conform Specifications: de opdrachtnemer is verantwoordelijk voor zowel het uiteindelijke resultaat, als voor de besturing van het tot standkomingproces in termen van tijd en geld. Het resultaat dient daarbij te voldoen aan contractuele afspraken. De nadruk ligt op acceptatie door de opdrachtgever.

Fitness For Use: de opdrachtnemer is niet alleen verantwoordelijk voor het resultaat, maar ook voor de implementatie in de organisatie van de opdrachtgever. De nadruk ligt op de acceptatie door gebruikers en beheerders. Het resultaat is bruikbaar voor de organisatie (een werkend systeem in een werkende organisatie).

Fitness For Purpose: de opdrachtnemer en de opdrachtgever opereren als partners om een bedrijfsdoelstelling te bereiken. De nadruk ligt hier op het rendement van de oplossing en de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het bereken van dat rendement.

-- Martin Bosma

Het kritieke pad

Het kritieke pad bestaat uit activiteiten in een planning zonder speling, die van doorslaggevend belang zijn voor het realiseren van de vroegst mogelijke oplevering. Iedere vertraging in een van de activiteiten
op het kritieke pad resulteert in een vertraging in de oplevering van het totale project. Activiteiten op het kritieke pad moeten, indien mogelijk, van het kritieke pad af: moeten zo veel mogelijk binnen de eigen invloedsfeer liggen; moeten worden voorzien van alternatieven; moeten continu gecontroleerd worden en  zijn vaak ROOD in een grafische planning.

-- Martin Bosma

Tips PRINCE2

Een aardige opsomming van valkuilen en kansen rondom de projectmethodiek PRINCE2. Gewoon omdat het een mooie opsomming is.

Pas op voor                                   Denk aan
Optellen                                         Integreren
Kamerbreed uitrollen                      Business Case va PRINCE2
Geisoleerde invoering                     Aansl. op cultuurissues
Vanuit methodiek                           Vanuit knelpunten
Opleggen                                       Ondersteunen
Standaard                                      Gezond verstand
Supplier push                                 Business pull
Volgens PRINCE2                            Met PRINCE2
Inveoringsdatum                            Invoeringsfasen
Projectmatige aanpak                    Organisatieverandering

-- Martin Bosma

Timemanagement

Vandaag nog over gesproken: timemanagement en de aquarium analogie. Een leuk voorbeeld hoe je bewust om moet gaan met je tijd om de belangrijke en niet urgente zaken goed in te plannen.

Timemanagement aquarium analogy

Have you heard the time management aquarium analogy? A time management guru places rocks into an aquarium at the front of the class. She asks the class if the aquarium looks full. Everyone points to the spaces in between the rocks. She smiles as she adds stones, which fall between the rocks to fill up the bigger spaces. People then point to the space between the large stones and pebbles. She sprinkles in sand, which seems to fill up all the spaces. When everyone agrees that the aquarium is full, she pours a jug of water into the aquarium. Every drop of it is absorbed between the rocks, pebbles and sand. The moral of the story is not that you can always fit something else in - it's that this is the only way we can fit all this into the aquarium. If we place the rocks in first, everything else fits in around them. If we try any other order, we would have leftover things at the end of each day or week.

This becomes a bigger issue when we're juggling multiple priorities. Our pressures tend to overlap and compete. The children are ready to be picked up when our biggest client calls back. The cell phone is ringing while we're making our business calls and it's easy to get distracted with other issues. Our boss asks for backup when we had planned to spend the afternoon writing a report. Tough choices; competing priorities. It can become easier when we standardize office hours and put a structure in place to guide us. Your daily planner is the most effective tool to use as you build a plan for your week. It helps to work toward weekly goals that are in place to build and maintain the business. These goals are specific and measurable.

These can include phone calls, meetings and serving clients. We may need to package and ship products. Another block of time is spent at the computer, producing reports and articles, or tracking the administrative details of running a business. This leaves time to network, take care of the banking and fit in some research. Family and friends are also very important and we must make time for them each week. Don't overlook the priorities of your personal life. These are important aspects to maintaining a better balance in life.

What are the rocks in your life? Try to become more aware of the priorities, and make conscious choices. Think about what needs to be done each week to keep things on an even keel. What weekly goals can you develop to build upon your plans of last week. What action lays the groundwork for future business? And, the pressing work of the week persists, of course.

Bron: Toronto Business Times, Elizabeth Verwey, 21 september 2006.

-- Martin Bosma