Martin Bosma

E-mail stress

Iedereen wordt wel eens gek van al die mails die maar binnen blijven komen. Hoe ga je om met deze e-mail stress? Hierbij enkele tips.

e-mail stress - beter voorkomen dan genezen ;-)

• Beperk de tijden waarop je met je mailverkeer bezig bent.
• Laat zeker niet je pauze en andere noodzakelijke lege momenten volstromen met checken. Pauzeren is de belangrijkste remedie tegen stress!
• Werk regelmatig offline of zet je programma uit.
• Begin je dag niet altijd met email, experimenteer daarmee.
• Spreek duidelijk af wie een CC moet krijgen, beperk je hierin.
• Opdrachten en werkinstructies via de mail? Maak eerst duidelijke afspraken over verwachtingen en prioriteiten.
• Heb nooit te lang alleen maar contact via de mail. Wissel het af met face-to-face.
• Blijf je realiseren dat je via e-mail aan het communiceren bent. Er zit een mens aan de andere kant van de lijn.
• Bij gevoelige zaken: ga langs of pak de telefoon. Wacht in ieder geval met send. Laat het even liggen en herlees het.
• Gebruik geen email als je het contact op andere wijze niet aandurft. Verstop je niet!
• En tot slot: schroom niet om mails waar je niet echt wat mee hoeft, gewoon weg te gooien.

-- Martin Bosma

REPI model - communicatie vaardigheden

Een tweegesprek is waarschijnlijk de meeste gebruikte vorm om met te communiceren met elkaar. Op de werkvloer vinden er ook tal van geprekken plaats. Hoe kunnen deze gesprekken nu goed plaats vinden en hoe zorg je ervoor dat je zo veel mogelijk uit een gesprek haalt. Dit hoeft niet bij elk gesprek onder het genot van een bakje koffie. Voor een projectmanager zijn mensen en de commun icatie ermee de basis van je succes. Het is een aardige model om bewust te zijn hoe gesprekken verlopen zodat je de mogelijkheid ziet om het gesprek aan te sturen.

Het REPI-model ondersteunt hierbij. De oorsprong van dit model is mij onbekend, maar het praktisch nut is des te groter. Het model gaat ervan uit dat elk gesprek in verschillende niveau's kent. En elke niveau vergt een andere benadering. Door hierop in te spelen ben je beter in staat het gesprek richting te geven. De vier niveau's zijn:

R - Relatie: elke gesprek begint met de relatie. De kracht van een tweegesprek ligt in de relatie tussen de deelnemers. Hoe beter de relatie hoe beter deze is bestand tegen stress en knelpunten.

E - Emotie: in elke gesprek komt het voor dat de emoties hoog op lopen en verstorend werken in het behalen van je doel. Adresseer deze emoties en bespreek deze. Een voorbeeld: iemand doet zeer vijandig en stelt zich defensief op. Bespreek dat je merkt dat je gesprekspartner op jou vijandig overkomt en vraag naar de achtergrond.

P - Proces: elke gesprek heeft een structuur. Bepaald vooraf op welke wijze je het gesprek wilt voeren. Bespreek over welke onderwerpen je wilt praten en in welke context het gesprek plaats vindt waarbij het doel zeer belangrijk is. Structuren zijn er voldoende: vergadering, functioneringsgesprek, voortgangsgesprek etc.

I - Inhoud: de gesprekstof vormt de inhoud. Oftwel de inhoudelijk zaken dit worden besproken.

Elke gesprek bevindt zich op elk willekeurig moment op één van deze niveau´s. Het wisselen tussen de niveau´s vindt ook meerdere malen plaats en is niet chronologisch. De Kunst is het om het gesprek aan te voelen en te sturen naar dat niveau dit nodig is om het gesprek succesvol te laten verlopen. Een gesprek over inhoud kan niet plaats vinden wanneer er hevige emoties spelen die de inhoud vertroebelen. Bespreek deze emoties. Val ook regelmatig terug op het procesniveau om de structuur van het gesprek te bewaken. Bijvoorbeeld: zorg dat je de afspraken maakt en actiepunten afhandeld.

Succes.

-- Martin Bosma

Hoe effectief is een mail als communicatiemiddel

Je hebt een implementatieplan gemaakt. Vorige week heb je die naar iedereen gemaild en deze week heb je iedereen uitgenodigd voor een inhoudelijke bijeenkomst. Iedereen is dus op de hoogte!

In werkelijkheid:

70% heeft je e-mail gezien.

50% heeft 'm ook gelezen.

30% heeft de moeite genomen om het attachment te openen.

Resumé: mensen zijn precies als jijzelf. Iedereen is pas op de hoogte als je ze zelf gesproken hebt!

Bron: projectmanagement kalender 2007

-- Martin Bosma